同窓会をやろうとなったとき、最初はちょっと盛り上がります。
「久しぶりに集まりたいね」
「先生も呼びたいね」
「年末あたりどう？」
「成人式以来会ってない人もいるよね」
「地元帰るタイミングでやりたいね」
この時点では、まだ楽しいです。
懐かしい名前が出てきて、昔の写真を見返して、少しテンションも上がる。
でも、幹事になった人はここから気づきます。
同窓会は、思い出より先に調整が来る。
日程調整。
人数確認。
先生への連絡。
会場探し。
予算確認。
出欠確認。
二次会問題。
当日の受付。
会計。
写真共有。
そして、その中心にあるのが、だいたいグループLINEです。
同窓会の幹事が本当に疲れるのは、会場探しだけではありません。
グループLINEで、全員の温度差を浴び続けることです。
最初は盛り上がる。でも、すぐ返信が止まる
同窓会のグループLINEを作った直後は、反応がいいです。
「懐かしい！」
「久しぶり！」
「みんな元気？」
「写真若すぎる」
「あの先生呼びたい！」
ここまでは楽しい。
でも、幹事が本題を出した瞬間、空気が少し変わります。
「日程候補です。参加できる日を教えてください」
ここから、急に返信が減ります。
既読はつく。
でも返事は来ない。
幹事は思います。
見てるなら押してくれ。
でも言えません。
大人なので、やさしく言います。
「お忙しいところすみません！まだの方、回答お願いします！」
心の中では、ちょっと泣いています。
同窓会の幹事は、懐かしい友達を集めているようで、実はかなり地道な調整をしています。
「行けたら行く」は、幹事をいちばん困らせる
同窓会の幹事を困らせる言葉があります。
「行けたら行く」
これです。
気持ちは分かります。
仕事の予定が読めない。
家族の予定もある。
子どもの予定もある。
遠方から帰れるか分からない。
年末年始は特に予定が流動的。
だから、すぐには決められない。
それは分かります。
でも、幹事側からすると「行けたら行く」はかなり難しい言葉です。
人数に入れていいのか。
料理の数はどうするのか。
会場の規模はどうするのか。
予算は変わるのか。
先生に何人くらい来ると伝えるのか。
全部がふわっとします。
そして、ふわっとした人数のまま会場を押さえるのは、けっこう怖い。
同窓会の幹事は、本当はこう言いたい。
行けるか行けないか、どっちかにしてくれ。
でも言えない。
大人なので、こう言います。
「仮で大丈夫なので、現時点のご予定を教えてください！」
幹事、えらいです。
大人になると、みんな事情が違いすぎる
学生時代の同窓会と、大人になってからの同窓会は違います。
昔は、みんなだいたい同じ場所にいて、同じ生活リズムでした。
でも今は違います。
地元にいる人。
東京にいる人。
県外にいる人。
結婚している人。
子どもがいる人。
仕事が忙しい人。
土日休みではない人。
親の介護がある人。
夜に出づらい人。
お酒を飲まない人。
久しぶりすぎて少し緊張している人。
大人になると、同級生でも生活がまったく違います。
だから、同窓会は難しいのです。
昔のノリだけでは進みません。
「みんなで飲もうぜ！」だけでは、ちょっと雑になってしまう。
来る人にも、来られない人にも、それぞれ事情がある。
幹事はそこを感じ取っています。
だから、会場選びも日程調整も慎重になります。
同窓会の幹事は、思い出だけではなく、今のみんなの事情も扱っている。
ここが大変なのです。
年末年始の同窓会は、集まりやすいけど難しい
10月から2月にかけては、同窓会を考えやすい時期です。
年末に帰省する人がいる。
正月に地元へ戻る人がいる。
成人式や地元行事のタイミングで集まりやすい。
年度末前に一度集まっておきたい人もいる。
冬は旅行感も出しやすい。
でも、その分、難しさもあります。
年末は予定が埋まりやすい。
正月は家族行事がある。
1月は仕事始めで忙しい。
2月は寒いし移動が少し面倒。
遠方組は宿泊も考えないといけない。
つまり、集まりやすいようで、調整はかなり難しい。
だからこそ、幹事は早めに動く必要があります。
でも、早めに動いたところで、返信がすぐ来るとは限らない。
またグループLINEです。
幹事は今日も、既読の数を見ています。
居酒屋にすると、人数変更でまた悩む
同窓会の会場として、居酒屋は便利です。
駅近。
飲み放題。
コース料理。
予約しやすい。
予算が分かりやすい。
でも、人数がふわふわしている同窓会では、幹事がけっこう気を使います。
20人なのか。
25人なのか。
30人なのか。
直前で増えるのか。
逆に減るのか。
先生も来るのか。
二次会に流れる人は何人か。
居酒屋だと、人数変更に気を使うこともあります。
席が狭くなる。
料理数が変わる。
キャンセル期限が気になる。
席の配置が固定される。
当日、遅れて来る人が入りにくい。
そして何より、人数が多いと近くの席の人としか話せません。
これが同窓会ではかなりもったいない。
せっかく久しぶりに集まったのに、端の席の人とほぼ話せない。
先生と話したかったのにタイミングがない。
昔仲が良かった人が遠くにいて、気づいたら終わっている。
居酒屋は便利です。
でも、同窓会に必要な「話しやすさ」まで考えると、少し限界があります。
幹事が本当に欲しいのは「会場の自由度」
同窓会の幹事が本当に欲しいのは、豪華すぎる会場ではありません。
たぶん、もっと現実的です。
人数が多少変わっても対応しやすい。
みんなが移動しやすい。
先生を呼んでも失礼にならない。
写真を撮りやすい。
話す場所がある。
二次会を探さなくていい。
遠方組が泊まれる。
周囲を気にしすぎなくていい。
つまり、自由度です。
でも、自由なだけでは不安です。
貸別荘のような自由さは魅力ですが、幹事としては少し不安もあります。
清潔感は大丈夫か。
食事はどうするか。
寝具は足りるか。
水回りは快適か。
先生を呼んでも安心か。
トラブル時に相談できるか。
大人の同窓会では、自由さと安心感の両方が必要です。
ここで、貸切ホテルという選択肢が出てきます。
貸切ホテルなら、グループLINEのストレスも少し減る
もちろん、貸切ホテルにしたからといって、返信が早くなるわけではありません。
グループLINEの既読スルーは、たぶん残ります。
でも、幹事のストレスは少し減ります。
なぜなら、会場の使い方に余裕があるからです。
食事だけで終わらない。
そのまま話せる。
宿泊できる。
二次会を探さなくていい。
人数がまとまって動きやすい。
先生を呼びやすい。
遠方組も泊まりやすい。
周囲を気にしすぎなくていい。
これは幹事にとって大きいです。
居酒屋だと、一次会が終わった瞬間にまた調整が始まります。
「二次会どうする？」
「何人残る？」
「店空いてる？」
「先生どうします？」
「終電大丈夫？」
でも、貸切ホテルなら、そのまま同じ場所で時間をつなげやすい。
これだけで、同窓会はかなり楽になります。
幹事がずっとスマホを見ている同窓会より、幹事自身もちゃんと話せる同窓会の方がいい。
幹事だって、同級生です。
幹事だって、久しぶりに会いたい人がいるのです。
同窓会は、幹事が楽しめたら半分成功
同窓会の幹事は、裏方に回りがちです。
出欠確認。
会場連絡。
先生への連絡。
当日の受付。
会計。
写真撮影。
二次会案内。
気づいたら、自分が一番話せていない。
これ、かなりあります。
でも、同窓会は幹事のための時間でもあります。
幹事も久しぶりに友達に会いたい。
先生に挨拶したい。
昔話をしたい。
今の話もしたい。
写真に入りたい。
ちゃんと楽しみたい。
だから、幹事が楽になる会場選びは大切です。
幹事が走り回らなくても、自然に場が回る。
人が移動しやすい。
集まりやすい。
話しやすい。
泊まれる。
二次会を探さなくていい。
こういう同窓会は、幹事も楽しめます。
そして、幹事が楽しめている同窓会は、だいたい雰囲気もいいです。
貸切ホテルという選択肢
同窓会の会場には、いろいろな選択肢があります。
居酒屋。
レストラン。
ホテル宴会場。
レンタルスペース。
貸別荘。
貸切ホテル。
居酒屋は気軽です。
レストランは食事を楽しめます。
ホテルは安心感があります。
貸別荘は自由さがあります。
でも、20〜40名ほどで、ゆっくり話せて、宿泊もできて、二次会を探さなくていい同窓会を考えるなら、貸切ホテルは相性が良いです。
貸別荘より安心。
ホテルより自由に。
ホテルとしての安心感がありながら、自分たちだけの時間を作りやすい。
このバランスは、大人の同窓会に向いています。
久しぶりの再会を、2時間制の飲み会だけで終わらせない。
幹事がグループLINEに追われ続ける同窓会から、幹事もちゃんと楽しめる同窓会へ。
会場を少し変えるだけで、同窓会の印象はかなり変わります。
まとめ
同窓会の幹事が一番大変なのは、会場探しだけではありません。
本当に大変なのは、グループLINEで全員の温度差を受け止めながら、なんとか形にしていくことです。
返信が来ない。
「行けたら行く」が多い。
人数が読めない。
日程が決まらない。
先生への連絡もある。
二次会も考えないといけない。
当日は自分が一番話せない。
同窓会の幹事は、かなり頑張っています。
だからこそ、会場選びで少しでも幹事を楽にした方がいいです。
居酒屋が悪いわけではありません。
でも、大人の同窓会には、居酒屋以外の選択肢もあります。
ゆっくり話せる。
泊まれる。
二次会を探さなくていい。
周囲を気にしすぎなくていい。
先生も呼びやすい。
幹事も楽しめる。
そんな同窓会にしたいなら、貸切ホテルという選択肢も考えてみてはいかがでしょうか。
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