社員旅行や企業合宿の幹事を任された瞬間、少しだけ心が重くなる人は多いと思います。
もちろん、嫌なわけではありません。
みんなに楽しんでほしい。
いい時間にしたい。
会社として意味のある機会にしたい。
そう思っています。
でも、同時にこうも思います。
「これ、思ったより大変そうだな」
人数確認。
日程調整。
会場探し。
予算確認。
部屋割り。
食事の確認。
アレルギー対応。
交通手段。
当日の進行。
二次会どうする問題。
遅刻者が出たらどうする問題。
誰が誰と同じ部屋になるか問題。
もうこの時点で、旅行ではありません。
小さなプロジェクトです。
しかも、なぜか多くの場合、幹事だけがその大変さを知っています。
参加者にとっては社員旅行。
幹事にとっては、普通に仕事です。
幹事の最初の壁は「全員の予定が合わない」こと
社員旅行や企業合宿で、最初にぶつかるのが日程調整です。
これが地味に大変です。
「その日は予定があります」
「午後からなら行けます」
「翌朝早く帰りたいです」
「まだシフトが出ていません」
「役員の予定が分かりません」
「その週は繁忙期です」
全員の予定を合わせようとすると、まるでパズルです。
しかも、人数が増えるほど難しくなります。
10人ならまだ何とかなる。
20人になると少し大変。
30人を超えると、もう祈りに近い。
幹事は日程候補を出します。
すると、最初はみんな反応してくれます。
でも途中から、返信が止まります。
既読はついている。
でも返事はない。
幹事は思います。
「見てるなら返してくれ」
でも言えません。
言えないので、やさしくリマインドします。
「お忙しいところすみません、こちら回答お願いします！」
心の中では、少しだけ泣いています。
会場探しは、想像よりずっと難しい
日程が何とか決まったら、次は会場探しです。
これも簡単ではありません。
人数が泊まれるか。
会議できる場所があるか。
食事はできるか。
アクセスは悪くないか。
予算に合うか。
部屋割りに無理がないか。
夜に集まれる場所があるか。
周囲に迷惑をかけないか。
見なければいけないことが多すぎます。
しかも、サイトを見ているだけでは分からないこともあります。
写真では広そうに見えた会議室が、実際には少し狭そう。
「大人数対応可」と書いてあるけれど、食事と会議を同じ場所でできるのか分からない。
宿泊はできるけれど、全員で集まれる場所がなさそう。
アクセスは良さそうに見えるけれど、駅からの移動が意外と大変そう。
幹事はだんだん疑い深くなります。
「この“ゆったり”は本当にゆったりなのか」
「この“最大40名”は、快適に40名なのか」
「この“会議利用可”は、ちゃんと会議できるのか」
会場探しをしているうちに、幹事は少しだけ不動産を見る目になります。
参加者は気軽に言う。「どこでもいいよ」
会場候補をいくつか出すと、参加者はよくこう言います。
「どこでもいいよ」
この言葉、一見やさしく見えます。
でも幹事からすると、実はけっこう困ります。
どこでもいいなら決めます。
でも本当にどこでもいいわけではないことを、幹事は知っています。
駅から遠いと不満が出る。
料理が微妙だと空気が下がる。
部屋が狭いと文句が出る。
会議しにくいと目的が崩れる。
夜に集まれないと物足りない。
移動が多いと疲れる。
つまり、みんなは「どこでもいい」と言いながら、ちゃんと期待しています。
幹事はその期待を読み取ります。
「言葉ではどこでもいいと言っているけど、本当は快適で、便利で、雰囲気が良くて、予算内で、ちゃんと使いやすい場所がいいんだな」
そうです。
全然どこでもよくありません。
部屋割りは、小さな人間関係マップである
社員旅行や企業合宿の準備で、意外と神経を使うのが部屋割りです。
誰と誰を同じ部屋にするか。
これが地味に難しい。
仲がいい人同士にするのか。
部署を混ぜるのか。
上司と部下を分けるのか。
若手だけにするのか。
一人部屋を用意するのか。
男女比をどうするのか。
早く寝たい人と夜更かししそうな人を分けるのか。
部屋割りには、その会社の人間関係が出ます。
幹事は、ただ名前を並べているわけではありません。
空気を読んでいます。
「この組み合わせは大丈夫かな」
「この人は静かな部屋の方がいいかも」
「この人たちは普段から仲がいいけど、逆に固まりすぎるかな」
「上司と同室は気を使うかな」
もはや幹事というより、組織心理の研究者です。
そして部屋割りが決まったあとに、誰かが言います。
「できれば部屋変えてもらえますか？」
幹事の心の中で、積み上げたパズルが一度崩れます。
食事の確認も、なめてはいけない
団体で動くと、食事も大事です。
食事はただの食事ではありません。
その日の満足度に大きく影響します。
量は足りるか。
内容は重すぎないか。
アレルギー対応は必要か。
お酒はどうするか。
飲まない人も楽しめるか。
食事中に話しやすい席になっているか。
時間は詰まりすぎていないか。
特に企業合宿や社員旅行では、食事中に大事な会話が生まれることがあります。
会議では話さなかった人が、食事中に少し話す。
上司と若手の距離が少し縮まる。
他部署の人と初めてゆっくり話す。
普段の職場では見えない人柄が出る。
だから、食事はただの休憩ではありません。
場の空気をやわらかくする時間です。
ここがバタバタすると、全体の流れもバタバタします。
幹事はそこまで考えています。
でも、参加者からはこう聞かれます。
「ごはん何ですか？」
幹事は答えます。
「たぶんいい感じです」
本当は、かなり調べています。
当日の幹事は、旅行をしていない
いざ当日。
参加者は移動しながら、少し旅行気分になります。
景色を見る。
写真を撮る。
おしゃべりする。
お昼どうするか話す。
でも幹事は違います。
集合時間を見ています。
人数を数えています。
遅れている人を探しています。
会場に連絡しています。
次の流れを確認しています。
全員が迷わず動けるか気にしています。
参加者は旅行をしています。
幹事は運営をしています。
これが現実です。
会場に着いても、幹事は休まりません。
チェックインは大丈夫か。
部屋割りは伝わっているか。
会議室は使えるか。
食事の時間は合っているか。
誰か困っていないか。
次の集合時間は共有したか。
幹事はずっと周囲を見ています。
まるで旅行中の添乗員です。
でも本業は別にあります。
幹事が一番怖いのは「なんとなく微妙だったね」
団体旅行や企業合宿で、幹事が一番避けたいのは、大きなトラブルだけではありません。
もちろん、部屋が足りないとか、食事が出ないとか、移動手段がないとかは大問題です。
でも、それより怖いのがこれです。
「なんとなく微妙だったね」
これが一番つらい。
何か大失敗があったわけではない。
でも盛り上がらない。
移動が多くて疲れた。
話す時間が少なかった。
会議が長かった。
夜に集まる場所がなかった。
結局いつもの人としか話さなかった。
こうなると、幹事の努力は見えません。
でも、満足度は上がりません。
団体旅行や企業合宿では、小さなストレスが積み重なります。
移動の多さ。
部屋割りの不便さ。
会議場所の使いにくさ。
食事のバタバタ。
夜の居場所のなさ。
周囲への気遣い。
ひとつひとつは小さいです。
でも積み重なると、最後にこうなります。
「まあ、普通だったね」
幹事としては、これがけっこう悲しい。
良い会場は、幹事を助けてくれる
社員旅行や企業合宿を成功させるには、幹事の段取りも大切です。
でも、幹事の努力だけで何とかしようとすると、かなり大変です。
だから、会場選びが大事です。
良い会場は、幹事を助けてくれます。
会議、食事、宿泊がまとまっている。
全員で集まれる場所がある。
夜に自然に話せる場所がある。
移動が少ない。
設備が分かりやすい。
周囲を気にしすぎなくていい。
参加者が迷いにくい。
これだけで、幹事の負担はかなり減ります。
逆に、会場がバラバラだと、幹事はずっと走ることになります。
会議場所はこちら。
食事場所はあちら。
宿泊場所は別。
夜の場所は当日考える。
移動は各自でお願いします。
これはきついです。
幹事を救うには、まず会場の動線をシンプルにすることです。
幹事の負担が減ると、全体の空気も良くなります。
貸切だと、気にすることが少し減る
団体で動くと、周囲への気遣いが増えます。
声が大きくなっていないか。
他のお客様の迷惑になっていないか。
ロビーで集まって大丈夫か。
夜に話していても大丈夫か。
会社の話が聞こえていないか。
こういう気遣いは、地味に疲れます。
特に企業合宿では、話す内容が少し繊細なこともあります。
組織の話。
人事の話。
部署間の課題。
経営方針。
現場の本音。
周囲の気配があると、どうしても言葉を選びます。
その点、貸切で使える場所は気持ちが楽です。
周りを気にしすぎなくていい。
夜も自然に集まりやすい。
参加者がばらけにくい。
幹事も全体を見やすい。
これは、団体利用ではかなり大きな価値です。
貸切ホテルという選択肢
社員旅行や企業合宿の会場には、いろいろな選択肢があります。
一般的なホテル。
旅館。
研修施設。
貸別荘。
キャンプ場。
それぞれに良さがあります。
ホテルは安心感があります。
設備や清潔感、食事、宿泊の面で安心しやすいです。
ただ、他のお客様がいるため、団体で動くと気を使う場面もあります。
貸別荘は自由です。
自分たちだけの時間をつくりやすく、周囲を気にしにくいのが魅力です。
ただ、企業利用では設備や管理面に不安が残ることもあります。
そこで選択肢になるのが、貸切ホテルです。
貸別荘より安心。
ホテルより自由に。
貸切ホテルであれば、宿泊、会議、食事、懇親、夜の時間までをひとつの流れとして設計しやすくなります。
幹事があちこち手配しなくていい。
参加者が自然に集まりやすい。
周囲を気にしすぎずに話せる。
ホテルの安心感もありながら、自分たちだけの時間もつくりやすい。
これは、社員旅行や企業合宿の幹事にとって大きな助けになります。
まとめ
社員旅行や企業合宿の幹事は、思っている以上に大変です。
日程調整。
会場探し。
部屋割り。
食事の確認。
移動の案内。
当日の進行。
参加者への気遣い。
参加者にとっては旅行でも、幹事にとっては運営です。
だからこそ、幹事の負担を減らす会場選びが大切です。
移動が少ないこと。
全員で集まれること。
夜に自然に話せること。
会議、食事、宿泊がまとまっていること。
周囲を気にしすぎなくていいこと。
幹事が走り回らなくても場が回ること。
これだけで、社員旅行や企業合宿はかなり変わります。
幹事だけが地獄を見る旅行から、そろそろ卒業してもいいかもしれません。
貸別荘より安心。
ホテルより自由に。
幹事もちゃんと楽しめる団体利用の場として、貸切ホテルという選択肢も考えてみてはいかがでしょうか。
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